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Themen in diesem Artikel:
- Was sind Bewirtungskosten?: Geschäftsessen, Veranstaltungen und Trinkgelder – welche Aufwendungen du steuerlich geltend machen kannst und wann private Anlässe absetzbar werden.
- Absetzbare Höhe der Kosten: Das Finanzamt erkennt 70 Prozent der Bewirtungskosten an, bei Mitarbeiterverpflegung sogar 100 Prozent – plus Vorsteuerabzug für Unternehmer:innen.
- Der korrekte Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben, Einzelauflistung und handschriftliche Ergänzungen – so füllst du den Beleg richtig aus und vermeidest Ärger mit dem Finanzamt.
- Häufige Fehler vermeiden: Welche Angaben unbedingt erforderlich sind und warum ein einfacher Kassenzettel nicht ausreicht für die steuerliche Anerkennung.
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Bewirtungskosten von der Steuer absetzen: So geht’s!
Du möchtest Geschäftsessen steuerlich absetzen? In Deutschland können Unternehmer:innen und teilweise auch Arbeitnehmer:innen Bewirtungskosten von der Steuer absetzen – vorausgesetzt, die Mahlzeiten fanden aus geschäftlichen Gründen statt und du kannst das korrekt nachweisen. Dabei sind wichtige Regeln zu beachten, damit das Finanzamt deine Kosten anerkennt.
Was sind Bewirtungskosten und welche Beispiele gibt es?
Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Mahlzeiten und Getränke im Zusammenhang mit beruflichen oder geschäftlichen Veranstaltungen. Sie fallen meistens bei der Bewirtung von Geschäftspartner:innen, Kund:innen oder Mitarbeiter:innen an. Wie der Name schon sagt, musst du dabei andere Personen bewirten – du kannst nicht alleine ins Restaurant gehen und für dich selbst Bewirtungskosten absetzen.
Ein klassisches Beispiel ist das Geschäftsessen: Gehst du als Unternehmer:in aus vorwiegend geschäftlichen Gründen mit anderen Personen in einem Restaurant essen und zahlst die Rechnung, sind diese Kosten in der Regel bis zu einer bestimmten Höhe als Betriebsausgabe oder Werbungskosten von der Steuer absetzbar. Neben der eigentlichen Rechnung für Speisen und Getränke können auch Trinkgelder oder Garderobengebühren unter die Bewirtungskosten fallen.
Wer aus geschäftlichen Gründen eine Veranstaltung durchführt – zum Beispiel eine Schulung oder einen Vortrag – kann Verpflegungskosten für die Mitarbeiter:innen oder Gäste oft ebenfalls als Bewirtungskosten absetzen. Die geschäftliche Veranlassung steht dabei immer im Vordergrund.
📌 Gut zu wissen
Unter bestimmten Umständen können auch auf den ersten Blick private Veranstaltungen wie Geburtstagsfeiern oder Hochzeiten die Voraussetzungen zum Absetzen von Bewirtungskosten erfüllen, wenn diese auch eine substanzielle geschäftliche Funktion haben – beispielsweise wenn einige Gäst:innen gleichzeitig auch Geschäftspartner:innen sind. Die geschäftliche Veranlassung muss dabei nachweisbar und nicht nur beiläufig sein.
Bis zu welcher Höhe sind Bewirtungskosten absetzbar?
In der Regel bekommst du die Restaurantrechnung nicht in voller Höhe anerkannt. Das Finanzamt argumentiert, dass die:der Bewirtende durch die gemeinsame geschäftliche Mahlzeit für sich selbst eine private Verpflegung einspart. Deshalb akzeptiert das Finanzamt 70 Prozent der korrekt nachgewiesenen und anerkannten Bewirtungskosten (abzüglich der Umsatzsteuer) aus geschäftlichem Grund als steuerlich absetzbare Betriebsausgabe.
Anders sieht es für Unternehmer:innen aus, die eigene Arbeitnehmer:innen haben und diese nachweislich im Zusammenhang mit dem Unternehmensbetrieb verpflegen. Diese Kosten erkennt das Finanzamt in voller Höhe an, und das gilt auch für Nebenkosten wie Trinkgelder. Hier profitierst du von einer großzügigeren Regelung.
💡 Tipp
Dokumentiere bei Mitarbeiterverpflegungen immer den betrieblichen Zusammenhang (z.B. Betriebsversammlung, Schulung, Außentermin). Führe eine Liste mit Teilnehmernamen und deren Funktion im Unternehmen – das erhöht deine Chancen auf die volle Anerkennung der Kosten erheblich.
Eine Sonderregelung gibt es für die Umsatzsteuer: Diese können sich Unternehmer:innen im Zusammenhang mit Bewirtungskosten in voller Höhe von der Vorsteuer abziehen, wenn sie vorsteuerabzugsberechtigt sind. Das ist in der Regel der Fall, wenn du auf Rechnungen selbst Umsatzsteuer für deine Leistungen erhebst. Beim Vorsteuerabzug gibt es allerdings eine Besonderheit bei Trinkgeldern.
📌 Gut zu wissen
Für Trinkgelder geht der Vorsteuerabzug für Bewirtungskosten nur dann, wenn diese als Bedienungszuschlag schriftlich vom Restaurant ausgewiesen sind. Freiwillige Trinkgelder, die du handschriftlich auf dem Beleg vermerkst, sind hingegen nicht vorsteuerabzugsfähig – du kannst sie aber trotzdem als Betriebsausgabe geltend machen.
Der Bewirtungsbeleg: Diese Angaben sind Pflicht
Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist absolut notwendig, damit das Finanzamt die Bewirtungskosten als geschäftliche oder betriebliche Ausgabe anerkennt. In der Regel gibt es entsprechende Vordrucke auf Anfrage direkt im Gastronomiebetrieb. Ein normaler Kassenzettel ist hingegen kein Bewirtungsbeleg und reicht nicht aus.
Folgende Punkte sollten auf einem Bewirtungsbeleg stehen: Zunächst brauchst du die Pflichtangaben des Gastwirtes – das Datum, der Name des Unternehmens, die Anschrift und die Steuernummer stehen in der Regel direkt auf den Vordrucken automatischer Kassensysteme. Ohne diese Angaben ist der Bewirtungsbeleg nicht vollständig.
Alle verkauften Speisen und Getränke müssen einzeln mit den jeweiligen Preisen aufgelistet sein. Auch die angewandte Mehrwertsteuer muss im Bewirtungsbeleg stehen. Es geht also kein Pauschalbeleg mit nur einer Gesamtsumme – die Einzelauflistung ist zwingend erforderlich.
💡 Tipp
Fülle den handschriftlichen Teil des Bewirtungsbelegs noch am selben Tag aus! Je konkreter du den geschäftlichen Anlass beschreibst (z.B. „Besprechung Projekt XY mit Firma ABC“ statt nur „Geschäftsessen“), desto weniger Rückfragen gibt es vom Finanzamt. Notiere dir am besten schon während des Essens Stichpunkte zu besprochenen Themen.
Im unteren Teil ist dann Platz für handschriftliche Angaben: Jede bewirtete Person mit Namen und Unternehmen sowie der genaue Anlass des Essens inklusive einer konkreten Beschreibung müssen eingetragen werden. Nur „Geschäftsessen“ zu schreiben genügt nicht – du musst den Anlass präzise benennen. Die Höhe der Bewirtungskosten muss hier erneut angegeben werden, wobei an dieser Stelle auch eine Angabe zum freiwilligen Trinkgeld möglich ist. Zum Schluss musst du noch mit Ort und Datum unterschreiben.
📌 Gut zu wissen
Es gibt zwei Arten von Bewirtungsbelegen: eine sogenannte Kleinstabrechnung für Gesamtbeträge unter 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) und „normale“ Bewirtungsbelege für Summen über dieser Grenze. Bei Kleinstabrechnungen sind etwas weniger Angaben erforderlich, zum Beispiel braucht es hier keine Rechnungsnummer oder Steuernummer des Restaurants – die anderen Pflichtangaben müssen aber trotzdem vollständig sein.
Fehler bei den Bewirtungskosten führen zu Ärger mit dem Finanzamt
Geschäftsprojekte lassen sich bei gutem Essen oft besser besprechen, doch bei der steuerlichen Absetzung von Bewirtungskosten können Fehler teuer werden. Die häufigsten Fehler, die zur Ablehnung durch das Finanzamt führen:
- Fehlende oder ungenaue Angaben zum Anlass: „Geschäftsessen“ reicht nicht – beschreibe konkret, was besprochen wurde
- Unvollständige Teilnehmerliste: Alle Namen und Unternehmen müssen vollständig angegeben werden
- Verwendung eines einfachen Kassenzettels: Du brauchst einen richtigen Bewirtungsbeleg mit allen Pflichtangaben
- Fehlende Einzelauflistung: Pauschalsummen werden nicht akzeptiert, jede Position muss einzeln aufgeführt sein
- Verspätete oder fehlende handschriftliche Ergänzungen: Diese sollten zeitnah und vollständig erfolgen
💡 Tipp
Fotografiere oder scanne alle Bewirtungsbelege direkt nach dem Ausfüllen und speichere sie digital ab. So hast du immer eine Sicherungskopie, falls das Original verloren geht. Viele Buchhaltungsprogramme bieten mittlerweile auch eine automatische Belegerfassung per App an – das spart Zeit und reduziert Fehler.
Achte darauf, dass alle Pflichtangaben vollständig sind und der geschäftliche Anlass konkret beschrieben wird. Nur so akzeptiert das Finanzamt deine Bewirtungskosten und du kannst die steuerlichen Vorteile voll ausschöpfen.
❔ Häufig gestellte Fragen
Was zählt alles zu Bewirtungskosten?
Zu Bewirtungskosten zählen Aufwendungen für Speisen und Getränke bei geschäftlichen Anlässen, einschließlich Trinkgelder und Garderobengebühren. Die Bewirtung muss andere Personen wie Geschäftspartner:innen, Kund:innen oder Mitarbeiter:innen umfassen und einen nachweisbaren geschäftlichen Zweck haben.
Wie viel Prozent der Bewirtungskosten kann ich absetzen?
Das Finanzamt erkennt 70 Prozent der nachgewiesenen Bewirtungskosten als Betriebsausgabe an. Bei der Bewirtung eigener Mitarbeiter:innen im Zusammenhang mit dem Unternehmensbetrieb sind sogar 100 Prozent absetzbar. Die Umsatzsteuer kann bei Vorsteuerabzugsberechtigung vollständig abgezogen werden.
Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?
Ein Bewirtungsbeleg muss Datum, Name, Anschrift und Steuernummer des Restaurants enthalten sowie eine Einzelauflistung aller Speisen und Getränke mit Preisen und Mehrwertsteuer. Handschriftlich müssen Namen der bewirteten Personen, deren Unternehmen, der konkrete Anlass und deine Unterschrift ergänzt werden.
Kann ich Trinkgelder bei Bewirtungskosten absetzen?
Trinkgelder können als Betriebsausgabe abgesetzt werden, wenn sie auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt sind. Der Vorsteuerabzug ist jedoch nur möglich, wenn das Trinkgeld als Bedienungszuschlag vom Restaurant schriftlich ausgewiesen wurde. Freiwillige Trinkgelder sind nicht vorsteuerabzugsfähig.
Reicht ein Kassenzettel als Bewirtungsbeleg aus?
Nein, ein normaler Kassenzettel reicht nicht aus. Du benötigst einen vollständigen Bewirtungsbeleg mit allen Pflichtangaben des Restaurants, Einzelauflistung der Speisen und Getränke sowie handschriftlichen Ergänzungen zu bewirteten Personen und geschäftlichem Anlass. Vordrucke gibt es meist direkt im Restaurant.
Was ist eine Kleinstabrechnung bei Bewirtungskosten?
Eine Kleinstabrechnung gilt für Bewirtungskosten unter 150 Euro inklusive Umsatzsteuer. Bei dieser vereinfachten Form sind weniger Angaben erforderlich – beispielsweise keine Rechnungsnummer oder Steuernummer des Restaurants. Alle anderen Pflichtangaben müssen jedoch vollständig vorhanden sein.
